از اواخر دهه 80 میلادی رویکرد جدیدی در طراحی و سازماندهی ابعاد و خصوصیات مختلف در مسیر اهداف و راهبردهای مطرح شد که به سرعت در بسیاری از کشورهای توسعه یافته مورد توجه قرار گرفت و حدود یک دهه بعد به کشورهای در حال توسعه نیز راه یافت.
معماری سازمانی یکی از نگرش های برآمده از برنامه ریزی سیستم های اطلاعاتی است و در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات تعریف و تبیین می شود.
این رویکرد حاصل مطالعات مفصل متخصصان طراحی کسب و کار و فناوری اطلاعات پیرامون چالش ها و راهکارهای مدیریت نظام مند و سیستماتیک سازمانهای دارای ابعاد و ساختارهای پیچیده و از نظر فیزیکی توزیع شده و دارای پراکندگی زیاد است.
زیرا در چنین سازمان هایی تنها ذکر اینکه چه کارهایی باید توسط چه کسانی انجام شود کافی نیست و لازم است چگونگی انجام فعالیت های افقی و در تعامل با سایر بخش ها و همینطور نقش افراد در هر فعالیت و نوع اطلاعاتی که نیاز دارد یا تولید می نماید و در نهایت فناوری هایی که می تواند انجام کارها را تسهیل نماید نیز مشخص باشد.
در این رویکرد، ایجاد سازمان های وظیفه گرا که افراد تنها با در دست داشتن شرح وظایف خود بدانند و بتوانند ماموریت پیچیده و متعامل با دیگر حوزه ها را با کمترین تداخل و تزاحم انجام دهند، یک روش ناکارآمد و ناکافی بوده و ضروریست ابعاد دیگری چون طراحی فرآیندها، معماری اطلاعات، تعیین نقش افراد در فعالیت ها، تدوین ضوابط و استانداردها، تعیین زیرساخت ها و منابع مورد نیاز نیز در جهت اهداف و راهبردهای سازمانی تعریف و در یک طرح کلی به صورت یکپارچه تبیین و مدل سازی شود.
به این طرح یا نقشه کلی «معماری سازمانی» می گویند که به مدیران سازمان ها کمک می کند که درک دقیقی از روابط بین ابعاد مختلف سازمان داشته باشند و با دید بهتری تغییر برای حرکت به سمت وضعیت مطلوب سازمان خود را مدیریت کنند.
از آنجا که شهرداری ها در زمره سازمان های بزرگ، پیچیده و خدمت گرا قرار دارند، پس اهمیت استقرار نظام های قدرتمند مدیریتی در آنها بر کسی پوشیده نیست و برای استقرار مدیریت شهری نظام مند توسط شهرداری ها ضروری است در وهله اول معماری سازمانی شهرداری طرحی منسجم از خصوصیات پایه ای سازمان در اختیار مدیران شهری قرار دهد. با وجود این نقشه یکپارچه، گام موثر و مهمی در عملیاتی کردن اهداف و راهبردها برداشته خواهد شد و یکی از مهمترین چالش های مدیریت که وجود فاصله میان مفاهیم نظری و ایده های مدیریتی تا اقدامات و گام های اجرایی درست است، تا حد زیادی مرتفع خواهد شد.
یک معماری سازمانی خوب که بر اساس اهداف و ماموریت های منطقی و متناسب با درجه بلوغ سازمان طراحی شده باشد، می تواند شهرداری های کلان شهرها را برای ارائه وضع قابل قبولی از حکمروایی شهری خوب مجهز و آماده کند.
در حقیقت شهرداری یک کلانشهر که خود یک سازمان بزرگ و پیچیده با سطوح مختلفی از کارکردهای عملیاتی و سیاستگذاری است، اگر نتواند نظام مدیریتی یکپارچه ای را در کلیه ابعاد سازمانی خود اعم از بکارگیری نیروی انسانی، مدیریت گردش کار، مدیریت سیستم های اطلاعاتی، مدیریت منابع و زیرساخت ها، مدیریت تعداد و اندازه واحدهای سازمانی و ... برنامه ریزی و پیاده سازی کند، به طور قطع در ایجاد یک شهر خوش ترکیب، پایدار، هوشمند و امن نیز ناموفق خواهد بود.
با نگاهی کوتاه و تخصصی به ساختار سازمانی بزرگ و تشکیلات لجام گسیخته شهرداری تهران به سادگی می توان به فقدان تفکر سیستمی در طراحی سازمان و سازوکارهای آن پی برد.
سازمانی که بیش از پنج هزار واحدکاری(unit) را تنها در ساختار کلی خود(Top Chart) جای داده و بیش از سه برابر ظرفیت پست های سازمانی، نیروی انسانی جذب کرده، تنها این پیام را برای هر ذهن پرسشگر و عقل گرایی ارسال می کند که 'اینجا هیچ نقشه ای حتی برای مدیریت بُعد فیزیکی سازمان هم وجود نداشته است' و سازمان تابع شرایط و به صورت منفعلانه از تصمیمات مدیریتی مبتنی بر سلیقه ای خاص و غیر نظام مند آسیب دیده است.
بدیهی است سازمانی چنین بی بهره از نقشه و معماری کلان سازمانی که قدرت مدیریت و کنترل خود را نیز ندارد، نه تنها توان رفع مشکلات عدیده کلان شهری چون تهران را در خود ایجاد نکرده بلکه می تواند عامل موثری در افزایش مسائل و پیچیدگی های شهر در حوزه معماری و شهرسازی، ترافیک و حمل و نقل، پسماند، آلودگی هوا و دیگر معضلات زیست محیطی، امور شهروندان کم توان، مشکل پیاده راهها و ... نیز باشد.
توجه به این مخاطره بزرگ در گام های اول مدیریت جدید شهر تهران یکی از مهمترین پیش نیازهاست و امید است استقرار تفکر سیستمی در شهرداری تهران در سطوح ارشد مدیریتی راه را برای عملیاتی کردن اقدامات زیربنایی هموارتر کند.
----------------------------------------------------------------
*مدیرکل تشکیلات و بهبود روشهای شهرداری تهران
انتهای پیام معماری سازمانی یکی از نگرش های برآمده از برنامه ریزی سیستم های اطلاعاتی است و در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات تعریف و تبیین می شود.
این رویکرد حاصل مطالعات مفصل متخصصان طراحی کسب و کار و فناوری اطلاعات پیرامون چالش ها و راهکارهای مدیریت نظام مند و سیستماتیک سازمانهای دارای ابعاد و ساختارهای پیچیده و از نظر فیزیکی توزیع شده و دارای پراکندگی زیاد است.
زیرا در چنین سازمان هایی تنها ذکر اینکه چه کارهایی باید توسط چه کسانی انجام شود کافی نیست و لازم است چگونگی انجام فعالیت های افقی و در تعامل با سایر بخش ها و همینطور نقش افراد در هر فعالیت و نوع اطلاعاتی که نیاز دارد یا تولید می نماید و در نهایت فناوری هایی که می تواند انجام کارها را تسهیل نماید نیز مشخص باشد.
در این رویکرد، ایجاد سازمان های وظیفه گرا که افراد تنها با در دست داشتن شرح وظایف خود بدانند و بتوانند ماموریت پیچیده و متعامل با دیگر حوزه ها را با کمترین تداخل و تزاحم انجام دهند، یک روش ناکارآمد و ناکافی بوده و ضروریست ابعاد دیگری چون طراحی فرآیندها، معماری اطلاعات، تعیین نقش افراد در فعالیت ها، تدوین ضوابط و استانداردها، تعیین زیرساخت ها و منابع مورد نیاز نیز در جهت اهداف و راهبردهای سازمانی تعریف و در یک طرح کلی به صورت یکپارچه تبیین و مدل سازی شود.
به این طرح یا نقشه کلی «معماری سازمانی» می گویند که به مدیران سازمان ها کمک می کند که درک دقیقی از روابط بین ابعاد مختلف سازمان داشته باشند و با دید بهتری تغییر برای حرکت به سمت وضعیت مطلوب سازمان خود را مدیریت کنند.
از آنجا که شهرداری ها در زمره سازمان های بزرگ، پیچیده و خدمت گرا قرار دارند، پس اهمیت استقرار نظام های قدرتمند مدیریتی در آنها بر کسی پوشیده نیست و برای استقرار مدیریت شهری نظام مند توسط شهرداری ها ضروری است در وهله اول معماری سازمانی شهرداری طرحی منسجم از خصوصیات پایه ای سازمان در اختیار مدیران شهری قرار دهد. با وجود این نقشه یکپارچه، گام موثر و مهمی در عملیاتی کردن اهداف و راهبردها برداشته خواهد شد و یکی از مهمترین چالش های مدیریت که وجود فاصله میان مفاهیم نظری و ایده های مدیریتی تا اقدامات و گام های اجرایی درست است، تا حد زیادی مرتفع خواهد شد.
یک معماری سازمانی خوب که بر اساس اهداف و ماموریت های منطقی و متناسب با درجه بلوغ سازمان طراحی شده باشد، می تواند شهرداری های کلان شهرها را برای ارائه وضع قابل قبولی از حکمروایی شهری خوب مجهز و آماده کند.
در حقیقت شهرداری یک کلانشهر که خود یک سازمان بزرگ و پیچیده با سطوح مختلفی از کارکردهای عملیاتی و سیاستگذاری است، اگر نتواند نظام مدیریتی یکپارچه ای را در کلیه ابعاد سازمانی خود اعم از بکارگیری نیروی انسانی، مدیریت گردش کار، مدیریت سیستم های اطلاعاتی، مدیریت منابع و زیرساخت ها، مدیریت تعداد و اندازه واحدهای سازمانی و ... برنامه ریزی و پیاده سازی کند، به طور قطع در ایجاد یک شهر خوش ترکیب، پایدار، هوشمند و امن نیز ناموفق خواهد بود.
با نگاهی کوتاه و تخصصی به ساختار سازمانی بزرگ و تشکیلات لجام گسیخته شهرداری تهران به سادگی می توان به فقدان تفکر سیستمی در طراحی سازمان و سازوکارهای آن پی برد.
سازمانی که بیش از پنج هزار واحدکاری(unit) را تنها در ساختار کلی خود(Top Chart) جای داده و بیش از سه برابر ظرفیت پست های سازمانی، نیروی انسانی جذب کرده، تنها این پیام را برای هر ذهن پرسشگر و عقل گرایی ارسال می کند که 'اینجا هیچ نقشه ای حتی برای مدیریت بُعد فیزیکی سازمان هم وجود نداشته است' و سازمان تابع شرایط و به صورت منفعلانه از تصمیمات مدیریتی مبتنی بر سلیقه ای خاص و غیر نظام مند آسیب دیده است.
بدیهی است سازمانی چنین بی بهره از نقشه و معماری کلان سازمانی که قدرت مدیریت و کنترل خود را نیز ندارد، نه تنها توان رفع مشکلات عدیده کلان شهری چون تهران را در خود ایجاد نکرده بلکه می تواند عامل موثری در افزایش مسائل و پیچیدگی های شهر در حوزه معماری و شهرسازی، ترافیک و حمل و نقل، پسماند، آلودگی هوا و دیگر معضلات زیست محیطی، امور شهروندان کم توان، مشکل پیاده راهها و ... نیز باشد.
توجه به این مخاطره بزرگ در گام های اول مدیریت جدید شهر تهران یکی از مهمترین پیش نیازهاست و امید است استقرار تفکر سیستمی در شهرداری تهران در سطوح ارشد مدیریتی راه را برای عملیاتی کردن اقدامات زیربنایی هموارتر کند.
----------------------------------------------------------------
*مدیرکل تشکیلات و بهبود روشهای شهرداری تهران
کپی شد
