از این رو پس از روشن شدن موضوع و محتوا و هدف برگزاری نشست، مشخص کردن جامعه هدف و تلاش برای جلب آنان به همایش از طریق اطلاع رسانی مناسب یا برنامه ریزی برای حضور جامعه حائز اهمیت است.
صاحب نظران تاکید دارند که تولیدکنندگان محتوا و برگزار کنندگان همایش ها بایستی برای خود جامعه هدفی در نظر بگیرند و محتوای خود را مطابق با آن جامعه هدف یعنی سلیقه، میزان دانایی و درک آنان و خصوصیات جامعه هدف تولید کنند.
اما در بسیاری از همایش های دولتی که با صرف وقت و هزینه های بالا برگزار می شود آنچه کمتر دیده می شود جامعه هدف و افرادی است که باید از اطلاعات ارائه شده در همایش بهره ببرند.
جامعه هدف چیست
در جامعه هدف باید تعیین کنیم که دقیقا برای چه کسانی محتوا تولید می کنیم و با این کار افراد، ارتباط بیشتری با محتوا برقرار می کنند.
غیبت جامعه هدف در همایش ها و برنامه ها از موارد بسیار قابل مشاهده و از جنبه های مختلف موجد اثرات منفی و از این رو قابل بررسی و تامل است.
مشاهدات و تجارب حاکی است حاضران یا مخاطبان بسیاری از همایش ها و نشست های دولتی یا مخاطبان برنامه به دلیل عدم اطلاع رسانی به موقع و مناسب، اندک یا غیرمرتبط و نامتناسب با موضوع و گاه صرفا نمایشی هستند.
پونه نیکوی مدیر سازمان دانشجویان گیلان و از فعالان اجتماعی استان در این باره گفت : بسیاری از متولیان و مسئولان فرهنگی کاری در زمینه مخاطب شناسی و تقویت ذائقه مخاطب انجام نداده‌اند که بخواهند در این زمینه اثرگذار هم باشند. مثلا همه ناراحت هستند که برنامه ها مخاطب ندارند، اما اقدامی نمی‌بینیم.
وی افزود:از مشاهده وضعیت حضور مردم در برنامه های فرهنگی کارمند محور و یا عامه پسند و گاهی تهی، می توان به نوع و کیفیت کار و با حضور در سالن ها و همایش ها تا حدودی به شناخت ذائقه فرهنگی مردم پی بُرد.
وی تصریح کرد: انگار مدیران، به روز شدن فرهنگی را پشت در سالن جلسات گذاشته اند و نگران تهاجم فرهنگی و یا ذائقه های ناجور و تنزل سلیقه مخاطبان نیستند در حالی که ذائقه‌ها و سلایق مخاطبان در سال های اخیر نسبت به سال‌های گذشته متفاوت شده است.
نیکوی با تاکید بر این که این مساله اهمیت مطالعه در حوزه مخاطب شناسی را برای اهالی فن صد چندان می کند تصریح کرد: این امر می‌تواند توانایی‌ها و علم مدیران فرهنگی را نسبت به مسائل مختلف روز دنیا افزایش دهد، و به دنبال آن، بستر مناسب فعالیت های فرهنگی در دانشگاه‌ها را رقم خواهد زد.
نیکوی خاطرنشان کرد: این متولیان فرهنگ هستند که در عرصه تصمیم گیری و تصمیم سازی نقش موثری دارند و ایده‌ها و نظرات آنان در فعالیت‌های دانشگاه‌ها نقشی سازنده و کاربردی دارد.
وی تصریح کرد: بی تردید با دیدن سالن های پر و خالی و کنار هم گذاشتن محتوای برنامه ها درمی یابیم که فرهنگ روزهای سختی را پشت سر می گذارد؛ وفور و گسترش بی‌رویه ادبیات عامه‌پسند باعث می‌شود که سلیقه‌ها تنزل پیدا کند و در همن راستا ما با برگزاری قدرتمندانه برنامه های فرهنگی بی محتوا و یا بی مخاطب به گسترش فرهنگ سطحی کمک می‌کنیم.
به اعتقاد وی برای در آمدن از این گرداب و رسیدن به یک شرایط مطلوب باید دستیابی به ایده های جدید و نیاز امروز مخاطب را شناخت.
وی تصریح کرد: فقدان مهندسی فرهنگی در برنامه های سازمان ها و مجموعه ها سبب شده اصل نفس برنامه های فرهنگی به حاشیه رانده شود و عملا با فقدان ثمر و بار این درخت رها شده روبرو هستیم.
نیکوی خاطرنشان کرد: تولید برنامه های سفارشی در کنار کاستن از هزینه های فرهنگی ما را به چنین نتیجه هولناکی رسانده است.
این مدیر فرهنگی افزود: متولیان فرهنگ باید برنامه راهبردی داشته باشند و با مخاطب شناسی و ذائقه شناسی نیازسنجی کنند و بر اساس آن آسیب شناسی نمایند و در کنار ملاحظات اداری و وظایف سازمانی باید نگاه دغدغه‌مند وجود داشته باشد.
کیفیت یا کمیت مخاطب
امین حق ره پژوهشگر، محقق ، مشاور و مددکار اجتماعی در این باره گفت: بسیاری مواقع اصرار و دغدغه برگزارکننده نشست یا همایش به جای تمرکز بر کیفیت کار ارایه شده، کمیت مخاطب است. با همین دیدگاه به جای دقیق شدن روی حضور چهره های صاحب نظر یا مخاطبان جدی و پیجوی مباحث طرح شده، و برنامه ریزی جهت بهره مندی از آرا و نظرات ایشان یا آموزش و ارتقا سطح آگاهی‌های مخاطبان همدل و همراه، بیشتر انرژی صرف تحریک و تهیبج یا شکارِ مخاطب! یا همان افرادی با ذهنیات ناآشنا یا بی علاقه به موضوع کار، برای کشاندنشان به مکان اجتماع می‌شود.
وی خاطرنشان کرد:طبیعی‌ست که عموما افرادی که به واسطه‌ی این‌گونه هیجانهای تبلیغی، یا تعارفات دوستانه و خانوادگی در این‌گونه نشست‌ها حاضر می‌شوند، علاوه بر این‌که همدلی و همراهی مشفقانه با برگزارکننده و موضوع مورد بحث نخواهند داشت در بسیاری مواقع باعث اختلال و بی‌نظمی مراسم شده یا حتی با مشارکت فاقد کیفیت در مباحث از اثرگذاری آن کاسته یا گاه آن را به انحراف می‌کشانند.
وی خاطرنشان کرد:عدم مشارکت و همدلی چهره‌های صاحب رای و نام در جلسات و برنامه‌های تخصصی صنفی یکی دیگر از دلایل افت کیفیت جلسات و نشست‌هاست.
حق ره تصریح کرد: قانون نانوشته این است که چهره‌ها یا افراد صاحب نظر، برای مثال در حوزه‌ی فرهنگ و هنر، یا با دعوت برگزارکننده به عنوان مهمان همراه تجمع می‌شوند یا وقتی که خود نقشی در برگزاری آن (به عنوان کارشناس) داشته باشند. در غیر این صورت عموما وقتی روی صحنه کارشناس یا هنرمند یا پژوهشگری همسنگ باشد، در میان جمعیت حاضر در نشست‌ها و تجمعات این‌گونه اشخاص به دیده نمی‌آیند و صلاح می‌بینند مخاطب نظرات همکار خود نباشند!
به گفته وی جدای از این‌ها با گسترش و فراگیری رسانه‌های مجازی، و هجوم اطلاعات و اخبار به کاربران شبکه ها، رضایتمندی مخاطبان از مطالعه و جستجوی سطحی، سهل و آسان نادانسته‌ها و کسب آگاهی در کوتاهترین زمان ممکن بی‌تدقیق و تحمل سختی برای کشف و بی نیاز به مراجعه به اشخاص صاحب ایده و رای، همچنین متعاقب آن میل عمومی به فردگرایی و گریز از جمع و گفتگوی چهره به چهره و تضارب آرا، از مواردی‌ست که دانش عمومی را در سطح نگاه داشته، از کیفیت مخاطبان تجمعات و نشست‌های فرهنگی می‌کاهد.
بی اعتنایی و عدم شناخت مخاطب اثرات نامطلوب متعددی دارد نخست این که برنامه ی مذکور که قاعدتا نیاز و ضرورتی برای آن احساس شده نتیجه مطلوب نخواهد داشت دیگر این که منجر به اتلاف زمان و هزینه افراد جامعه می شود و سوم این که موجب بی رغبتی و عدم اقبال مردم برای شرکت در برنامه های بعدی خواهد شد.
