در این یادداشت به قلم سیدمحی الدین حسینی ارسنجانی آمده است: بیشتر خبرهایی را که با موضوع جلسات در روزنامه ها و جراید و رسانه های گوناگون و از جمله خبرگزاری ها می خوانیم حرف های تکراری و بعضا بی ثمریست که فایده ای به حال و روز مردم ندارد یا به آنها توجهی نمی شود وعمل نمی گردد.
جلسات اداری باید کیفی سازی شده و تا حد امکان از تشکیل جلسات پرزرق وبرق وبی ثمر که خروجی لازم را ندارند جلوگیری شود زیرا این جلسات جز اتلاف وقت کارکنان و مراجعه کنندگان و همچنین هزینه گذاشتن روی دست دولت و ملت عوایدی دیگر ندارند.
در حالی که برای بهبود فرآیند جلسات باید به دلایل تشکیل جلسه توجه بیشتری داشت. به عبارت دیگر جلسه‌ای که به دلایل اشتباه برگزار می‌شود اهمیتش در برابر اینکه چرا هنوز این دلایل و موارد اشتباه برای تشکیل جلسات وجود دارند، بسیار کمتر است.
همهٔ ما تجربهٔ حضور در جلسات بد و بی فایده را داشته‌ایم. جلساتی که بدون هدف، بدون دستور جلسه، آمادگی پیش از جلسه، سند، برنامه‌ریزی قبلی، صورت‌جلسه، لیست اقدامات بعدی، پیگیری انجام صورت‌جلسه و … برگزار می‌شوند. همهٔ ما از چنین جلساتی بدمان می‌آید. همهٔ ما می‌خواهیم فرآیند برگزاری چنین جلساتی را بهبود ببخشیم. به همین دلیل است که نوشته‌هایی با موضوع مدیریت جلسات از محبوبیت زیادی برخوردار هستند. اما در نهایت بیشتر این نوشته‌ها ما را به واکاوی و حل مشکل اصلی نمی‌رسانند.
مشکل اصلی این است که بیشتر زمان جلسات برای بررسی هدف های اشتباه به هدر می‌روند. با پیشنهادات سازنده یا یک راه حل مؤثر، زمان جلسات را کاهش دهیم و در مورد جلسا تی تصمیم بگیریم که به دلایل کم اهمیت و نه مشابه هم تشکیل می‌شوند.
تجربه نشان داده است که به کارگیری این توصیه‌ها تا حدودبسیاری جلساتمان را کاهش خواهد داد. باید تمام سعی و تلاش مدیران وکارکنان وعوامل اجرای جلسات در این باشد که مشکلات را در زمان‌های کاری خارج از فضای جلسه برطرف کنند.
به عبارت دیگر باید مؤثر‌تر و با خلق و خویی بهتر کار کنند و تلاش کنند تابه نتایج بهتری دست یابند.هدف اصلی برای برگزا ری جلسات فقط تصمیم‌گیری و سپردن مسئو لیت به افراد است. هیچ هدفی به غیر از این دو مورد برای برگزاری جلسات پذیرفتنی نیست.
پس از این پس جلساتی از جنس، بحث و گفتگو، به روزرسانی، گزارش‌دهی، اطلاع رسانی، ارائه مطلب، بررسی، گفتگو، ارزیابی، ارتباطی، هم اندیشی، بازبینی، و آموزشی نخواهیم داشت.
فقط و فقط هدف از تشکیل جلسه باید دو موضوع مهم یعنی تصمیم گیری و سپردن مسئولیت به افراد باشد.
نکته پایانی اینکه مدیران امروز باید با هنرمدیریتی خود کاری کنند که دراین اوضاع و احوال نداری دولت وگرفتاری های ملت ازحجم جلسات بکاهند و فقط بنا به ضرورت تشکیل جلسه دهند زیرا بسیاری ازتصمیمات را می توان با فضای مجازی و گفتگوی تلفنی مطرح کرده وتصمیم سازی نمود که نیازی هم به تشکیل جلسه و صرف وقت و هزینه نباشد.
6114/ 2027
دریافت: علی اکبر خرامش ** انتشاردهنده: سیداحمد نجفی
انتهای پیام جلسات اداری باید کیفی سازی شده و تا حد امکان از تشکیل جلسات پرزرق وبرق وبی ثمر که خروجی لازم را ندارند جلوگیری شود زیرا این جلسات جز اتلاف وقت کارکنان و مراجعه کنندگان و همچنین هزینه گذاشتن روی دست دولت و ملت عوایدی دیگر ندارند.
در حالی که برای بهبود فرآیند جلسات باید به دلایل تشکیل جلسه توجه بیشتری داشت. به عبارت دیگر جلسه‌ای که به دلایل اشتباه برگزار می‌شود اهمیتش در برابر اینکه چرا هنوز این دلایل و موارد اشتباه برای تشکیل جلسات وجود دارند، بسیار کمتر است.
همهٔ ما تجربهٔ حضور در جلسات بد و بی فایده را داشته‌ایم. جلساتی که بدون هدف، بدون دستور جلسه، آمادگی پیش از جلسه، سند، برنامه‌ریزی قبلی، صورت‌جلسه، لیست اقدامات بعدی، پیگیری انجام صورت‌جلسه و … برگزار می‌شوند. همهٔ ما از چنین جلساتی بدمان می‌آید. همهٔ ما می‌خواهیم فرآیند برگزاری چنین جلساتی را بهبود ببخشیم. به همین دلیل است که نوشته‌هایی با موضوع مدیریت جلسات از محبوبیت زیادی برخوردار هستند. اما در نهایت بیشتر این نوشته‌ها ما را به واکاوی و حل مشکل اصلی نمی‌رسانند.
مشکل اصلی این است که بیشتر زمان جلسات برای بررسی هدف های اشتباه به هدر می‌روند. با پیشنهادات سازنده یا یک راه حل مؤثر، زمان جلسات را کاهش دهیم و در مورد جلسا تی تصمیم بگیریم که به دلایل کم اهمیت و نه مشابه هم تشکیل می‌شوند.
تجربه نشان داده است که به کارگیری این توصیه‌ها تا حدودبسیاری جلساتمان را کاهش خواهد داد. باید تمام سعی و تلاش مدیران وکارکنان وعوامل اجرای جلسات در این باشد که مشکلات را در زمان‌های کاری خارج از فضای جلسه برطرف کنند.
به عبارت دیگر باید مؤثر‌تر و با خلق و خویی بهتر کار کنند و تلاش کنند تابه نتایج بهتری دست یابند.هدف اصلی برای برگزا ری جلسات فقط تصمیم‌گیری و سپردن مسئو لیت به افراد است. هیچ هدفی به غیر از این دو مورد برای برگزاری جلسات پذیرفتنی نیست.
پس از این پس جلساتی از جنس، بحث و گفتگو، به روزرسانی، گزارش‌دهی، اطلاع رسانی، ارائه مطلب، بررسی، گفتگو، ارزیابی، ارتباطی، هم اندیشی، بازبینی، و آموزشی نخواهیم داشت.
فقط و فقط هدف از تشکیل جلسه باید دو موضوع مهم یعنی تصمیم گیری و سپردن مسئولیت به افراد باشد.
نکته پایانی اینکه مدیران امروز باید با هنرمدیریتی خود کاری کنند که دراین اوضاع و احوال نداری دولت وگرفتاری های ملت ازحجم جلسات بکاهند و فقط بنا به ضرورت تشکیل جلسه دهند زیرا بسیاری ازتصمیمات را می توان با فضای مجازی و گفتگوی تلفنی مطرح کرده وتصمیم سازی نمود که نیازی هم به تشکیل جلسه و صرف وقت و هزینه نباشد.
6114/ 2027
دریافت: علی اکبر خرامش ** انتشاردهنده: سیداحمد نجفی
کپی شد
