امروزه با شکل گیری سیستم اتوماسیون اداری در دستگاه‌های اجرایی و حذف اسناد کاغذی، آرشیوسازی اسناد در فضای دیجیتالی به یک مساله مهم برای دست‌اندرکاران تبدیل شده است که متولیان امر به دنبال شیوه‌ای مطمئن برای ثبت همیشگی اسناد دیجیتالی و بالا بردن ضریب ماندگاری آنها هستند.
حفظ و نگهداری اسناد ملی و میراث مکتوب همواره یکی از دغدغه های فرهنگی هر جامعه‌ای به شمار می‌رفته است و در واقع حفظ این اسناد برای آیندگان به منزله قرار دادن آیینهای از تمدن و سرگذشت یک ملت برای نسلهای بعدی است.
در این شرایط با تغییر سبک زندگی مردم و ورود دنیا به عصر فناوریهای نوین، آرشیوسازی و حفظ اسناد ملی برای آیندگان باید متناسب با ذائقه روز و با ضریب ماندگاری بالا باشد.
تاریخچه حفظ اسناد ملی در ایران
اسناد ملی هر کشور به منزله گنجینه‌ای گرانبها است که به پل ارتباطی بین گذشته و آینده آن سرزمین می‌ماند و به عنوان حافظ تاریخی یک کشور بیانگر اندیشه، فرهنگ و تجربه یک ملت است.
این آثار آیینه تمام نمای اصالت تاریخی و بالندگی کشور و عامل بازشناسی هویت ملی و فرهنگ گذشتگان هستند، هویتی که عناصر سازنده‌ای مانند ارزشهای ملی، دینی، فرهنگی، انسانی، اجتماعی، تاریخی، جغرافیایی، سیاسی و زبانی را در خود جای داده و به عنوان گنجینه‌ای ارزشمند در میان مردم موجب سربلندی و افتخار جوامع هستند.
از بین میراث و دارایی‌های ملی، کتب و اسناد مکتوب باارزش‌ترین گنجینه یک ملت به شمار می‌روند، گنجی که از نسلهای گذشته به ما هدیه شده و مسوولیت نگهداری و حفظ آنها را برای نسل آینده بر دوش ما نهاده است، در واقع میزان توجه و مراقبت از این دارایی‌ها، بیانگر غنی بودن تمدن و فرهیختگی و شان فرهنگی و اجتماعی ماست.
ایرانیان به واسطه برخورداری از فرهنگ و تمدن غنی خود، همواره در حفظ و نگهداری اسناد و کتب ملی کوشا بوده‌اند و سنت نگهداری و حفاظت از اسناد و مدارک در ایران از دیرباز رایج بوده و ریشه در فرهنگ این سرزمین دارد.
حفظ و نگهداری از اسناد ملی به شیوه‌های مختلف از دوران هخامنشیان در ایران در قالب بایگانی سلطنتی آغاز شده و در سلسه‌های مختلف و دوره اسلامی تا دوره معاصر ادامه یافته است تا آنجا که مجلس شورای ملی در سال ۱۳۴۹ تشکیل سازمانی مستقل در زمینه حفظ اسناد ملی ایران را تصویب کرد که توسط دولت وقت راه‌اندازی شد.
بعد از پیروزی انقلاب اسلامی، اهمیت حفظ و نگهداری از اسناد تاریخی منجر به تشکیل مرکز خدمات کتابداری در سال ۱۳۵۸ و سپس سازمان مدارک فرهنگی انقلاب اسلامی در کتابخانه ملی در سال ۱۳۷۸ و سرانجام تشکیل سازمان اسناد و کتابخانه ملی در سال ۱۳۸۱ شد.
حال که نیم قرن از تصویب قانون اسناد ملی و تاسیس آرشیو ملی ایران در ۱۷ اردیبهشت ۱۳۴۹ می‌گذرد، سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران و شعب آن در استانهای مختلف، مرکزی برای مراجعه نخبگان و پژوهشگران به منظور استفاده از اسناد در فعالیتهای پژوهشی و دریافت خدمات آموزشی و علمی شده اند.
خراسان رضوی را می‌توان استان متمایز کشور از حیث نگهداری اسناد ملی دانست، به طوری که دو گنجینه از اسناد در جوار بارگاه منور رضوی و در سایه لطف و کرم ثامن الائمه (ع) شکل گرفته و این منطقه را جزء استانهای ممتاز از حیث برخورداری از مواریث کهن و اسناد فاخر ملی و اسلامی قرار داده است.
جدا از این که مدیریت اسناد و کتابخانه ملی شمال شرق کشور در مشهد قرار دارد و اسناد و کتب ملی را گردآوری و نگهداری می‌کند، مرکز اسناد آستان قدس رضوی در بارگاه امام رضا(ع) نیز منبع بزرگی برای جمع آوری و حفظ اسناد مهم ملی و تاریخی از قرنها قبل تاکنون است.
آرشیو شمال شرق، مالک ۱۵ میلیون سند
مدیر مرکز اسناد و کتابخانه ملی شمال شرق کشور در این باره به خبرنگار ایرنا گفت: پنج میلیون و ۲۹۹ هزار و ۴۱۶ برگ سند در قالب ۱۴۱ هزار و ۴۵۹ پرونده در مخزن این مرکز نگهداری می‌شود که قدیمی ترین آن مربوط به سال ۱۲۸۷ شمسی است.
اکبر شیخ افزود: علاوه بر این اسناد، ۱۰ میلیون سند دیگر از منطقه شمال شرق در سازمان مرکزی اسناد و کتابخانه ملی نگهداری می‌شود که در صورت آماده شدن مخزن این مرکز در مشهد، آن اسناد انتقال یافته و تعداد اسناد موجود در مخزن شمال شرق به بیش از ۱۵ میلیون سند خواهد رسید.
وی اضافه کرد: هویت تاریخی هر منطقه اسناد آن هستند، به عبارت دیگر، اسناد پل ارتباطی بین گذشتگان و آیندگان به شمار می‌روند و اگر بخواهیم میراث مکتوب را نگهداری و به درستی به نسل بعد منتقل کنیم و زمینه استفاده پژوهشگران، نخبگان و اساتید دانشگاه را از آنها فراهم نماییم، راهی جز آرشیوسازی آنها نداریم.
مدیر مرکز اسناد و کتابخانه ملی شمال شرق کشور گفت: تحقق این مهم مستلزم داشتن یک برنامه ریزی دقیق و منسجم با علم به آینده نگری است و این که بتوان اسناد را در مکان خوبی نگهداری کرد.
شیخ اظهار داشت: در گام نخست باید مرکز اسناد و کتابخانه ملی شمال شرق مکان مناسبی برای نگهداری از اسناد داشته باشد که خوشبختانه با همکاری استاندار و سازمان مدیریت و برنامه ریزی مشکلات مکان در حال برطرف شدن است.
وی اضافه کرد: خراسان مهد علم، دانش، تمدن، فرهنگ و تاریخ است و انسانهای بزرگی را در خود پرورش داده است و آثار فاخر و بزرگی را نیز در اختیار دارد، لذا مرکز اسناد آن باید در خور این آثار و بزرگان باشد.
او با اشاره به نوع اسناد نگهداری شده در این مرکز گفت: همه دستگاه‌های اجرایی دولتی و شبه دولتی که به نوعی از بودجه دولت بهره می‌گیرند موظف هستند بر اساس قانون اسناد خود را برای بررسی در اختیار مرکز اسناد و کتابخانه ملی قرار دهند که خوشبختانه مجموعه نهادهای استان خراسان رضوی تاکنون همکاری خوبی در این زمینه داشته‌اند.
مدیر مرکز اسناد و کتابخانه ملی شمال شرق با اشاره به اسناد موجود در آستان قدس رضوی گفت: سندهایی که در اختیار مرکز اسناد آستان قدس رضوی است مربوط به امورحرم مطهر، اسناد خانوادگی و اسناد خصوصی اشخاصی می‌شود که آنچه متعلق به خودشان است را به آستان قدس رضوی هدیه می‌کنند.
شیخ اضافه کرد: تفاهم نامه‌ای بین مرکز اسناد و کتابخانه ملی شمال شرق با مرکز اسناد آستان قدس رضوی وجود دارد که نقایص اسنادی را برطرف کرده و تکمیل کننده یکدیگر هستند.
حافظه تاریخی ۵۰۰ ساله مرکز اسناد آستان قدس رضوی
مدیر امور اسناد و مطبوعات سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی نیز به خبرنگار ایرنا گفت: ۱۳ میلیون و ۵۰۰ هزار برگ سند تاریخی از تشکیلات اداری آستان قدس رضوی در دوره های صفویه، افشاریه و قاجاریه در این مرکز نگهداری می‌شود.
ابوالفضل حسن آبادی افزود: عکس، نوشته مکتوب، تاریخ شفاهی، جراید در موضوعات مختلف اعم از پزشکی، تربیت بدنی، جغرافیایی، علمی، سنتها و فرهنگها و آیینهای مختلف، وقایع و رویدادهایی مانند انقلاب اسلامی، بخشهای مختلف حرم مطهر و مراسم آن و بسیاری از موضوعات دیگر عناوین اسناد موجود در این مرکز است.
وی اضافه کرد: مدیریت امور اسناد و مطبوعات آستان قدس رضوی، در دو محورِ اسناد و مطبوعات، با در اختیار داشتن شمار زیادی از اسناد و مطبوعات نادر، از غنی‌ترین مجموعه‌های کشور به شمار می‌آید و حافظه تاریخی ۵۰۰ ساله دارد.
تعدد اتوماسیون‌های اداری و نگرانی آرشیویستهای ایرانی
مدیر امور اسناد و مطبوعات سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی گفت: در حوزه ماندگاری اسناد دیجیتالی، دو مقوله مطرح است، مورد نخست مربوط به فایل‌های الکترونیکی یا دیجیتالی به عنوان نسخه پشتیبان اسناد می‌شود که از اسکن اسناد مکتوب یا عکس به دست می‌آید.
حسن آبادی افزود: در این راستا دیجیتال سازی اسناد موجود در آستان قدس رضوی از سال ۱۳۹۱ آغاز شده و هم اینک نسخه دیجیتالی همه اسناد موجود است.
وی خاطر نشان کرد: یک ماه قبل سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی نسخه دیجیتال همه اسناد خود را به صورت رایگان روی سایت قرار داد.
مدیر امور اسناد و مطبوعات سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی گفت: مقوله دوم مربوط به اسنادی است که از اصل، الکترونیکی تولید می‌شوند که در این راستا چند سالی است که سیستمهای اداری، خدمات و کتابداری به صورت الکترونیکی سازماندهی شده و ایران در این حوزه با استانداردهای روز دنیا برابری می‌کند.
حسن آبادی افزود: موضوع اصلی که هم اینک موجب نگرانی بسیاری از آرشیویستهای کشور شده است مدیریت اسناد الکترونیکی است به این معنا که ما هنوز در کشور شیوه نامه مشخصی برای آرشیوسازی الکترونیکی نداریم.
او اظهار داشت: آرشیویستها نگران هستند که با توجه به تعدد سیستمهای اتوماسیون اداری در چند سال اخیر، سرنوشت آرشیوسازی یا نگهداری از این اسناد الکترونیکی چه خواهد شد؟
وی اضافه کرد: اسناد الکترونیکی مانند شمشیر دولبه است و نقاط قوت و ضعفی دارد، از یک طرف ضریب خطای آن بسیار بالا و ممکن است با کلیک کردن بر روی یکی از نشانه‌ها همه اسناد موجود در مخزن الکترونیکی از بین برود، از سوی دیگر اتوماسیون اداری و سندسازی الکترونیکی باعث کاهش بوروکراسی اداری می‌شود.
مدیر امور اسناد و مطبوعات سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی گفت: هرچند همه زیرساختها برای افزایش میزان ماندگاری اسناد الکترونیکی در ایران فراهم است اما در هیچ جای دنیا با اطمینان گفته نشده که "هارد" سیستم از بین نمی رود و هیچ کس نمی‌داند عمر مفید یک هارد الکترونیکی (حافظه الکترونیکی) چه قدر است؟
حسن آبادی افزود: صحبتهای متعددی در کشورهای مختلف پیرامون آرشیوسازی الکترونیکی می‌شود و در ارتباط با اطمینان به این آرشیوسازی تشتت نظرهایی وجود دارد اما تاکنون دنیا به یک جمع بندی متقن و وحدت نظر در مورد آرشیوسازی الکترونیکی اسناد نرسیده است.
وی اظهار داشت: سند الکترونیکی را نمی‌توان مانند سند مکتوب بعد از گذشت ۳۰ سال از آن آرشیوسازی کرد زیرا ممکن است سند الکترونیکی بعد از مدت کوتاهی در سیستم اشتباهی پاک شود، همان طور که بارها این اتفاق افتاده و قابل ردیابی نیز نبوده است.
مدیر امور اسناد و مطبوعات سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی گفت: آرشیویستهای ایرانی نگران هستند که با توجه به شیوه‌ای که اتوماسیون اداری در ایران پیش گرفته است از امر سازماندهی و نگهداری از اسناد غفلت شده است.
حسن آبادی افزود: طی چند سال اخیر سازمان اسناد و کتابخانه ملی در حال تهیه شیوه‌نامه‌ای برای مدیریت اسناد الکترونیکی متناسب با استانداردهای ایزو هستند اما هنوز این کار به سرانجام نرسیده است.
برنامه جامع سازمان اسناد برای آرشیوسازی الکترونیکی
مدیر مرکز اسناد و کتابخانه ملی شمال شرق نیز در این باره به خبرنگار ایرنا گفت: ۲۰ درصد از مجموعه ۱۵ میلیون سند به عنوان دارایی این مرکز، دیجیتال سازی شده یا نسخه پشتیبانی دیجیتالی از آن تهیه شده است.
شیخ افزود: براساس قانون باید ۳۰ تا ۴۰ سال از قدمت یا زمان تولید یک سند بگذرد تا بتوان مراحل حفظ و نگهداری آن را آغاز کرد اما عمر دیجیتال سازی به ۱۰ سال نیز نمی‌رسد.
وی اضافه کرد: با این حال از چهار سال قبل پروسه دیجیتال سازی یا ساختن نسخه پشتیبان دیجیتال از اسناد در سازمان اسناد ملی آغاز شده و این نسخه‌ها در اختیار پژوهشگران قرار گرفته است.
مدیر مرکز اسناد و کتابخانه ملی شمال شرق گفت: تهیه نسخه دیجیتال از اسناد دو مزیت داشته است یکی این که به طور همزمان چند نفر می‌توانند از یک سند بهره گیرند و دوم آن که اصل سند محفوظ مانده و دیگر در جابه‌جایی‌ها مورد آسیب قرار نمی‌گیرد.
شیخ افزود: باتوجه به شکلگیری اتوماسیون‌های اداری در نهادهای مختلف، سازمان اسناد و کتابخانه ملی در حال برنامه‌ریزی برای ارایه یک شیوه نامه جامع برای چگونگی انتقال و نحوه نگهداری اسناد الکترونیکی در مخزن یا آرشیوسازی آنها برای کل کشور است.
وی اضافه کرد: به طور قطع در نگهداری از اسناد حداقل سه یا چهار پشتیبان از نسخه اصلی دیجیتالی تهیه خواهد شد به این معنا که حداقل از هر نسخه دیجیتالی، سه تا چهار لایه پشتیبان تهیه می‌شود تا نگرانی آرشیویستها برطرف شود.
او ادامه داد: برنامه‌ریزی سازمان اسناد و کتابخانه ملی در خصوص مدیریت اسناد دیجیتالی مبتنی بر استانداردهای جهانی و یک برنامه جامع خواهد بود که کل آرشیوسازی نسخه‌های دیجیتال را پوشش خواهد داد.
