چگونگی ایجاد یک محیط روانی گرم و صمیمی برای کارکنان، یکی از چالش‌های اصلی پیش روی تمام مدیران تازه‌کار و کم‌تجربه به حساب می آید.
به گزارش سرویس کارودرآمد جی پلاس؛ مراحل بسترسازی برای مطرح شدن ناگفتنی‌ها می تواند به شرح زیر باشد:
1) محیطی را به وجود آورید که در آن، افراد علاقه‌مند باشند در مورد مسائل پیچیده و دشوار سخن بگویند. شما به‌عنوان مدیر، باید به کارکنان تان کمک کنید از بیان ناگفتنی‌هایی که پس از مطرح شدن و حل شدن می‌توانند به پیشبرد اهداف سازمان کمک کنند، نهراسند. باید بدانید که عدم طرح این ناگفتنی‌ها می‌تواند به بهای درجا زدن و عدم پیشرفت گروه تمام شود. البته باید پس از مطرح شدن چنین مسائلی با استفاده از روش‌های چک لیستی جلسه و مدیریت گفت‌وگوها از بروز شرایط خاص و غیرقابل مهار جلوگیری کنید. چک لیستی که در ادامه خواهد آمد، می‌تواند به شما در این مسیر کمک شایانی کند:
• هنگامی که اساسنامه سازمان تان را تنظیم می‌کنید، اصل «لزوم سخن گفتن در مورد ناگفتنی‌ها» را در آن بگنجانید.
• به فرآیند شناسایی و طرح ناگفتنی‌ها مشروعیت ببخشید. تصریح کنید که از صمیم دل می‌خواهید مشکلات و نابسامانی‌ها به‌طور علنی مطرح شوند، حتی اگر شامل یکسری تابوها باشند. به افرادتان این اطمینان را بدهید که در صورت بیان ناگفتنی‌ها جریمه و مجازاتی انتظارشان را نمی‌کشد.
• مطمئن شوید همه اعضای گروه فهمیده‌اند که هر کسی می‌تواند ناگفتنی‌ها را بیان کند و حق صحبت در مورد این نوع مسائل و مشکلات، منحصربه‌فرد یا مقام‌های عالی رتبه گروه نیست.
2) بحث و گفت‌وگو را تسهیل کنید. چگونه می‌توانید فرآیند بحث در مورد ناگفتنی‌ها را به نحو مطلوبی مدیریت کنید؟ برای این کار رهنمون‌های زیر را به‌کار ببندید:
• اگر یکی از اعضای گروه به نکته‌ای ناگفتنی اشاره کرد، باید به احترام او، نسبت به موضوع مطرح شده حساسیت نشان داده و اقدامات خاصی را در قبال آن صورت دهید، ولو به‌صورت موقت و مختصر. باید در اینجا تا حدی از خودگذشتگی نشان داده و حتی اگر با نظر ابراز شده مخالفت دارید، به نظر عضو گروه احترام بگذارید تا به این وسیله سایر اعضای تیم را به سمت بیان عقاید و نظرات خود ترغیب کنید.
• به اصول و مبانی گروهی ارجاع کنید و به اعضای گروه ثابت کنید که احترام متقابل بین اعضای گروه نه فقط در قالب شعار و بلکه در عرصه عمل نیز در گروه به اجرا درمی‌آید.
• کسی که به نکته‌ای ناگفتنی اشاره کرده را تشویق کنید تا به صورت روشن و مشخص سخن بگوید و با ذکر مثال و تشریح قضیه از ابهامات موجود درآن بکاهد.
• موضوع مورد بحث را از حالت شخصی و فردی خارج کنید و عمده توجه خود را معطوف به چیزی که بیان می‌شود، کنید و از اشاره و تکرار نام فردی که آن موضوع را مطرح ساخته، بپرهیزید.
• اگر موضوع مطرح شده به رفتاری خاص در درون سازمان مربوط می‌شود، به جای کشاندن بحث به سمت ریشه‌ها و انگیزه‌های بروز آن رفتار به تاثیرگذاری و بازخورد بروز آن رفتار بر اعضای گروه و سازمان توجه کنید. به‌طور شفاف و کامل توضیح دهید که چرا یک پروژه مشخص جزو «تابو» رده‌بندی می‌شود.
3) با صحبت در مورد آنچه که می‌توان انجام داد، به نتیجه‌گیری نهایی نزدیک شوید.
• بحث را با مطرح ساختن پیشنهادهای جامع برای مرتفع ساختن مشکل به پایان برسانید و اگر به یک راه‌حل کامل دست پیدا نکردید، بر ادامه دادن جلسه بحث برای ساعات طولانی اصرار نکنید.
• در صورتی که موضوع بحث بسیار حساس و مهم بوده و بررسی ابعاد آن در یک جلسه نگنجد، ادامه بحث را به زمان دیگری موکول کنید تا افراد گروه از فرصت کافی برای تفکر و بررسی دقیق جوانب قضیه برخوردار باشند. چنین ترفندی به شما کمک می‌کند فرآیند بحث در جلسات آتی را تسهیل کرده و آن را ازحالت شخصی و فردی خارج سازید.
